فصل : القول في حفظ الحجج والوثائق .

وأما الفصل الثالث وهو حفظ ما حصل عنده من الحجج والوثائق من المحاضر والسجلات ، فيكتب على ظهر كل واحد منهما اسم صاحبه ، وتاريخ تنفيذه ، ويختمه بخاتمه ، وإن لم يختم النسخة التي في يد صاحبها لما يحتاج إليه من عرضها وإظهارها .

ويجمع وثائق كل يوم ، إما بنفسه ، أو بمشهده ، ولا يكله إلى من يتولاه بغير معاينته ، لأنها أمانات أربابها في يده ، ليسلم من اغتيال ، أو احتيال ، ويضعها في قمطر ، أو سفط ، يختمه بخاتمه .

فإذا اجتمعت حجج كل شهر ضمها ، وكتب على مجموعها : اسم الشهر من السنة . ويفعل مثل ذلك في كل شهر .

[ ص: 206 ] فإذا تكاملت حجج السنة كلها أفردها وكتب على ما اشتمل عليها " حجج سنة كذا " .

ثم يفعل مثل ذلك كل سنة ، وتكون جميعها تحت ختمه في أوعيته .

ويختم بعد ذلك على خزانته ، ويكون الخاتم في يده ولا يسلمه إلى غيره ، إلا مع مشاهدته ، لئلا يتم فيه احتيال إذا فارقه وبعد عنه .